Personaleinsatzplanung

Der Grundgedanke für die Planung von Mitarbeitern im Einzelhandel war: Was soll eigentlich erreicht werden?
Ziel muss es doch sein, die einzelnen Abteilungen in einem Unternehmen jederzeit, mit der optimalen Anzahl an Mitarbeitern, zu besetzen.

Daraus ergibt sich der folgende Ansatz:
Bevor wir den Einsatz von Mitarbeitern planen, definieren wir die Anforderungen der Abteilung.

Diese Anforderungen können über einen Tag, Woche, Monat und Jahr verteilt stark variieren.

Unsere Personaleinsatzplanung legt genau das zu Grunde:

  • Planungsschritt 1: Bedarfsplanung der Abteilung
  • Planungsschritt 2: Priorität der Abteilung im Vergleich zu anderen Abteilungen
  • Planungsschritt 3: Planung der Mitarbeiterstunden
  • Planungsschritt 4: Planung der Mitarbeiterqualifikation
  • Planungsschritt 5: Zuordnung der Mitarbeiter zu den Abteilungen

Planungsschritt 1 Bedarf der Abteilung

Als Erstes definieren wir den Personalbedarf jeder einzelnen Abteilung zu jedem beliebigen Zeitpunkt. Das kann heißen in der Zeit von 8:00 bis 10:00 Uhr benötige ich in der Abteilung A zwei Mitarbeiter, in der Zeit von 10:00 bis 10:30 Uhr drei Mitarbeiter und so weiter. Die kleinste planbare Zeiteinheit sind 15 Minuten.

department planning overview

Planungsschritt 2 Priorität der Abteilung

Um zukünftig zu ermöglichen, dass einzelne Planungsschritte automatisiert durchgeführt werden (setzt den Einsatz von Zeiterfassung voraus), können für die Abteilungen Prioritäten vergeben werden.
Zum Beispiel käme der Bereich Kasse vor der Abteilung Obst/Gemüse, wenn die Personaldecke mal zu kurz sein sollte.

Planungsschritt 3 Mitarbeiter Stunden

In diesem Schritt wird die Anwesenheit der Mitarbeiter im System festgelegt. Also die Zeit in der sie auch wirklich zur Verfügung stehen.
Das heißt, wir planen bspw. Mitarbeiter B ist anwesend von 11:30 bis 15:00 Uhr und von 17:00 bis 22:00 Uhr.
Zusätzlich können Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit und auch Dienstgang festgehalten werden.

working time of an employee

Planungsschritt 4 Planung Mitarbeiterqualifikation

Hierunter verstehen wir, dass wir beim Mitarbeiter hinterlegen, in welchen Abteilungen er eingesetzt werden kann. Dies erleichtert später die Zuweisung zu den Abteilungen und ist zukünftig notwendig, um eine automatisierte Umplanung durchführen zu können.

Planungsschritt 5 Zuordnung der Mitarbeiter

Hierbei handelt es sich um den eigentlichen Kern unserer Anwendung, in dem auch der größte Aufwand steckt. Für jeden definierten Zeitraum einer angelegten Abteilung erhält man eine vorsortierte Auswahl von Mitarbeitern, die per Drag and Drop zugeordnet werden. Basis ist hierbei der Zeitraum und die Qualifikation.

department planning overview

Nach Abschluss der Planung

Sind die Planungen abgeschlossen erhalten Sie diverse Übersichten und Listen, die auf die jeweiligen Beteiligten zugeschnitten sind.

Wurden die Daten einmal erfasst, ist es möglich diese Woche für Woche neu zu verwenden, um den Arbeitsaufwand so gering wie möglich zu halten.

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